Fonctionnalités



ACCESSIBILITE

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Accessibilité permanente

Votre espace privé et sécurisé est disponible en permanence : vous accédez à distance à vos informations et à votre espace de travail quand vous le souhaitez (24h/24h, 7j/7j) et où que vous soyez depuis une connexion internet. L’accès demeure sécurisé grâce à la technologie SSL utilisée par les banques. Vous pouvez ainsi travailler pendant vos déplacements et les foires.

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Consultation via téléphone mobile – bientôt disponible !

Vous pouvez consulter votre application, rechercher et visualiser selon différents formats une ou plusieurs œuvres, vos artistes ou encore vos expositions depuis n’importe quel téléphone mobile (Iphone, Nokia, Ericsson, etc.). Vous pouvez envoyer ou partager vos mini-fiches par email, MMS/SMS ou sur les réseaux sociaux.

UTILISATEURS

Paramétrer et régler votre application selon votre organisation. Créer un ou plusieurs utilisateurs avec des profils et des droits d’accès, de consultation ou de modification différents.

Multi-utilisateurs

Selon votre abonnement, vous pouvez créer un ou plusieurs utilisateurs qui auront accès à votre espace sécurisé grâce à un identifiant de connexion et un mot de passe personnels et privés. Vous pouvez interdire l’accès à ces utilisateurs à tout moment et très facilement depuis votre menu des Réglages.

Collectio est une solution collaborative :plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur votre espace privé, sans que cela n’affecte l’accès, la consultation ou la modification de vos contenus.

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Administration des accès - Gestion des utilisateurs et de leurs droits

Selon votre abonnement, vous pouvez associer un profil à chaque utilisateur à qui vous donnez accès à votre espace privé. Les profils sont prédéfinis : invité, stagiaire, assistant, manager et administrateur.

Chaque profil a des droits différents : droit ou non de réaliser certaines actions (mise en ligne sur votre site internet, édition de factures, création de visite privée, etc.), droit d’accès ou non à certaines informations sensibles (valeurs monétaires ou provenance par exemple), droits ou non de modifications de certaines informations, droit ou non d’importer et d’exporter des données.

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Réglages de son application

Vous réglez votre application selon vos préférences et vous pouvez les modifier facilement et à tout moment depuis votre menu Mes Réglages (langue, devise par défaut, unité de mesure, site internet, édition de documents pdf, nouveaux utilisateurs, etc.).

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SITE INTERNET

Chaque abonnement dispose d'un site internet sur lequel vous pouvez publier les œuvres, les artistes et les expositions de votre choix. Certains abonnements vous donnent également la possibilité de diffuser des publications, des dossiers de presse ou des news.

Vous créez votre site internet en quelques secondes et en quelques clics en choisissant un nom de domaine et en définissant vos réglages (choix du logo, image d’illustration pour votre page d’accueil, texte, pied de page). Vous administrez ensuite vous-même votre site internet très facilement.

Vous choisissez très simplement le contenu que vous souhaitez diffuser sur votre site internet, d’un simple clic. Vos changements sont immédiatement pris en compte et la mise en ligne sur votre site internet est quasi instantanée (moins de cinq minutes).

Vous bénéficiez ainsi d’un site internet personnalisable et modifiable simplement et instantanément. Vous réalisez des économies en supprimant certains coûts informatiques (coût d’hébérgement de votre site internet, coûts des prestataires).

En fonction de votre abonnement, vous pouvez mettre en place un accès privatif à votre site internet en définissant un mot de passe qui devra être saisi préalablement par tout visiteur qui tenterait d’accéder à votre site internet.

GESTION DES MOUVEMENTS

Vous gérez tous les mouvements de vos œuvres en suivant tous les prêts et dépôts passés, en cours et à venir, ainsi que les transports et assurances associés.

Vous localisez aisément et immédiatement vos œuvres grâce à la gestion des lieux de stockage.

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Gestion des prêts

Pour chaque prêt, vous renseignez une seule fiche de prêt qui peut être associée automatiquement à des œuvres, à une exposition, à une vente, à une assurance, à un contact, à un artiste, etc. Vous conservez l’historique de vos prêts, des prix et des remises accordées à l’occasion de ces prêts qui sont consultables directement depuis la fiche œuvre.

Vous consultez aisément tous vos prêts passés, en cours ou à venir depuis vos fiches œuvres ou expositions, grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de vos prêts.

Vous éditer facilement des fiches de prêt et des bons de prêt.

Gestion des dépôts

Pour chaque dépôt, vous renseignez une seule fiche de dépôt qui peut être associée automatiquement à des œuvres et leurs prix à l’occasion du prêt (en devise étrangère si vous le souhaitez), à une exposition, à une assurance, à un contact, à un artiste, à une vente, etc. Vous conservez l’historique de vos dépôts, des valeurs d’assurance, des prix et des remises à l’occasion de ces dépôts qui sont consultables directement depuis la fiche œuvre.

Vous consultez aisément tous vos dépôts passés, en cours ou à venir depuis vos fiches œuvres ou expositions, grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de vos prêts.

Vous éditer facilement des fiches de dépôt et des bons de dépôt.

Gestion des transports

Vous gérez tous vos transports quel que soit le contexte et le lieu de destination.

Pour chaque transport, vous renseignez une seule fiche de transport qui peut être associée automatiquement à des œuvres et leurs valeurs d’assurance (en devise étrangère si vous le souhaitez), à une exposition, à une assurance, à une dépense, à un contact, à un artiste, à une vente, à un document, etc. Vous conservez l’historique de vos transports.

Vous consultez aisément tous vos transports passés, en cours ou à venir depuis vos fiches œuvres ou expositions ou prêts ou dépôts, grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de vos transports que vous pouvez imprimer.

Vous éditer facilement des bons d’enlèvement, des bons de livraison et des listings de transport.

Gestion des lieux de stockage

Vous créer et vous gérez très facilement vos lieux de stockage en créant des répertoires et des sous-répertoires. Vous décomposez chaque lieu de stockage en autant de sous-lieux de stockage que vous le souhaitez (Galerie>Salle 2> 1er étage par exemple).

Vous renseignez ensuite la localisation du lieu de stockage ainsi prédéfini dans votre fiche œuvre.

Localisation de vos œuvres

Vous localisez vos œuvres immédiatement grâce à la gestion des lieux de stockage. Vous identifiez instantanément où est localisée une œuvre depuis votre fiche œuvre ou depuis la consultation de votre rapport des lieux de stockage, ou vous pouvez encore visualisez toutes les œuvres stockées ou exposées dans un lieu précis en cliquant sur le répertoire souhaité.

Localisation et gestion des conditionnements de stockage

Vous gérez enfin les conditionnements de vos œuvres ainsi que leur lieu de stockage. Vous renseignez pour chaque conditionnement une fiche de conditionnement. Pendant la préparation d’une exposition, d’une foire, d’un prêt, d’un dépôt ou d’une vente, vous localisez ainsi immédiatement où se trouve une caisse claire, une caisse carton, un tube, etc.

GESTION COMMERCIALE

Gérer votre activité commerciale et vos transactions.

Gestion des offres commerciales

Pour chaque offre, vous renseignez une fiche d’offre qui peut être associée automatiquement à des œuvres, leurs prix et un taux de remise à l’occasion de l’offre, à un ou plusieurs clients, à une exposition, à un artiste, à un document, etc.

Vous consultez aisément tous vos offres passés et en cours, ainsi que leur statut, depuis vos fiches contacts ou œuvres, grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de votre listing d’offres que vous pouvez imprimer.

Vous éditez facilement vos offres.

Vous conservez l’historique de vos offres, des prix et des remises pratiquées à l’occasion de ces offres qui sont consultables directement depuis la fiche œuvre ou la fiche du destinataire de l’offre. Vous améliorez le suivi de vos clients et conservez l’historique des offres faîtes à chacun d’eux.

Gestion des dépenses

Vous gérez toutes vos dépenses (encadrement, restauration, expertise, transport, etc.) liées à votre activité.

Pour chaque dépense, vous renseignez une fiche de dépense qui peut être associée automatiquement à une œuvre, à un contact, à une exposition, à un artiste, à un document, etc.

Vous suivez le statut de paiement de vos dépenses et anticipez vos décaissements à venir.

Vous déterminez rapidement et avec précision toutes les dépenses liées à une œuvre, à un artiste ou à une exposition.

Vous consultez aisément tous vos dépenses passés et en cours, ainsi que leur statut, depuis vos fiches, grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de votre listing de dépenses que vous pouvez imprimer.

Gestion des recettes

Vous gérez toutes vos recettes (vente de catalogues, produit d’assurance, etc.) liées à votre activité.

Pour chaque recette, vous renseignez une fiche de recette qui peut être associée automatiquement à une œuvre, à un contact, à une exposition, à un artiste, à un document, etc.

Vous suivez le statut de paiement de vos recettes, identifiez les échéances restant à honorer et anticipez vos encaissements à venir.

Vous déterminez rapidement et avec précision toutes les recettes liées à une œuvre, à un artiste ou à une exposition sur une période donnée.

Vous consultez aisément tous vos recettes passés et en cours, ainsi que leur statut, depuis vos fiches, grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de votre listing de recettes que vous pouvez imprimer.

Gestion des ventes

Vous gérez toutes vos ventes.

Pour chaque vente, vous renseignez une fiche de vente qui peut être associée automatiquement à une ou plusieurs œuvres, à un ou plusieurs clients, à une exposition, à un artiste, à un prêt, à un document, etc.

Vous suivez le statut de paiement de vos ventes, identifiez les échéances restant à honorer et anticipez vos encaissements à venir.

Vous déterminez rapidement et avec précision toutes les ventes liées à un artiste ou à une exposition sur une période donnée.

Vous consultez aisément tous vos ventes passés, ainsi que leur statut de paiement, depuis vos fiches oeuvres, grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de votre listing de ventes que vous pouvez imprimer.

Vous éditer facilement vos factures dans la devise de votre choix, en précisant vos conditions générales de vente et vos coordonnées bancaires.

AUTRES FONCTIONNALITES

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Mise en situation - Aide à l'accrochage

Collectio offre un module d’aide à l’accrochage unique qui vous permet de préparer vos accrochages via une mise en situation virtuelle que vous pouvez partager avec des tiers (accrocheur, commissaire d’exposition, ..). Vous pouvez ainsi préparer vos expositions à venir ou vos foires internationales.

L’utilisation est simple et aisée : vous sélectionnez les œuvres à accrocher, vous créez vos murs d’accrochage (au maximum, 10 murs par accrochage) en définissant la hauteur et la longueur/largeur des murs, leurs couleurs ainsi que la ligne de vue.

Vous placez ensuite vos œuvres sur les murs et visualisez instantanément le résultat de votre accorchage.

Vous pouvez enfin éditer un document précisant pour chaque mur les œuvres à accrocher et les lignes d’accrochages.

Voir la video de demo->

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Mise en place de visites privées virtuelles sécurisées

Organiser des visites virtuelles d’expositions ou d’une sélection d’œuvres à partager avec un ou plusieurs collectionneurs ou tiers en choisissant les informations que vous diffusez. L’accès aux visites privées est sécurisé et vos invités n’ont pas accès à votre espace privé.

Partage de documents sécurisés

Organiser des visites virtuelles d’expositions ou d’une sélection d’œuvres à partager avec un ou plusieurs collectionneurs ou tiers en choisissant les informations que vous diffusez. L’accès aux visites privées est sécurisé et vos invités n’ont pas accès à votre espace privé.

Edition de documents pdf

Collectio propose plusieurs modèles prédéfinis de fiches et de rapports pour vos tâches quotidiennes. Vous avez accès à plus d’une vingtaine de modèles standards.

Vous pouvez éditer en pdf et imprimer des listing de stock valorisés au prix d’achat et au prix public, des listings de prix lors d’exposition, des listings de vos transactions (ventes, dépenses, recettes), différents formats de fiche œuvre (avec ou sans provenance, avec ou sans prix, avec ou sans bibliographie), des factures, des listings de transport, …

L’édition de document est très simple, il vous suffit d’appuyer sur le bouton Editer directement sur l’élément que vous souhaitez éditer.

Nous enrichissons sans cesse la bibliothèque de rapports et de documents. De nouveaux modèles seront prochainement ajoutés à ceux déjà existants.

Vous avez également la possibilité d’exporter vos tableaux au format csv ou Excel pour retravailler certains fichiers avant communication à des tiers.

Import/Export de données

Exporter facilement vos œuvres, vos artistes ou vos expositions aux fins de sauvegarde, de partage avec d’autres utilisateurs de Collectio ou de transfert de vos données vers d’autres applications, sous le format .artu.

Importer des fichiers .artu communiqués par d’autres utilisateurs de Collectio ou importer des fichiers et des données depuis d’autres logiciels et applications (nous consulter).

En fonction de votre abonnement et du profil d’abonnement, trois formats d’export sont proposés : simple, maxi et back up.

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Gestion des tâches

En fonction de votre abonnement, vous gérez vos tâches quotidiennes.

Vous assignez des tâches à des utilisateurs et vous les suivez selon des échéances et des niveaux de priorités.

Gestion des contacts

Vous gérez tous vos contacts (clients, artistes, prestataires, sous-traitants, journalistes, etc.) et vous améliorez le suivi de vos offres et des préférences de vos clients. Vous conservez l’historique des offres et des transactions réalisées avec vos contacts.

Vous pouvez importez ou exportez vos contacts depuis et vers votre carnet d’adresse.

NOTICE ET GESTION DE COLLECTION

Collectio propose un modèle avancé de dépôt de contenus avec un nouveau standard d’indexation et d’organisation des informations qui vous permet de renseigner et gérer pratiquement tout type d’informations relatives à vos œuvres, vos artistes, vos expositions et les mouvements et transactions associés. Vous êtes libres de renseigner vos notices et corpus selon votre activité et vos besoins.

Fiche œuvre

Pour chaque œuvre, vous renseignez une fiche œuvre qui peut être associée automatiquement à un artiste (artiste, groupe d’artistes ou anonyme), à une exposition, à d’autres œuvres, à un prêt, à un dépôt, à une offre, à une vente, à une assurance, à un contact, etc.

Vous renseignez votre fiche œuvre en précisant son statut, les informations du cartel, celles liées à l’acquisition ou encore des mots-clés qui faciliteront le classement ou la recherche ultérieure de l’œuvre.

Vous renseignez si vous le souhaitez et gérez les provenances, les inscriptions, les éditions, les datations, les dimensions, les estimations, les constats, les objets liés à l’œuvre dans le cas d’installation ou pour un socle, les assurances particulières, etc.

Vous pouvez attacher à chacune de vos fiches œuvres des images, des médias et des documents de tout type, de tout format et de toute taille.

Vous pouvez publier une œuvre sur votre site internet d’un simple clic depuis votre fiche œuvre.

Vous pouvez éditer une fiche œuvre selon plusieurs formats à usage public ou privé : fiches simples (image+cartel seul ou image+cartel +prix) et fiches complètes (image+cartel+prix+expositions+ bibliographie+provenance ou encore sans provenance et sans prix …).

Vous consultez aisément toutes vos œuvres selon deux formats (mode lecture ou mode édition), grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de vos œuvres selon différents formats (vignette, grille, diaporama, vue à l’échelle, accrochage).

Fiche artiste

Pour chaque artiste, vous renseignez une fiche artiste qui peut être associée automatiquement à une exposition, à un prêt, à un dépôt, à une offre, à une vente, à une dépense, à un contact, etc.

Vous renseignez votre fiche artiste en précisant les informations de son cartel et des mots-clés qui faciliteront le classement ou la recherche ultérieure de l’artiste. Vous gérez les groupes d’artistes et les anonymes.

Les œuvres, expositions et publications concernant un artiste sont automatiquement attachés et visibles dans la fiche artiste.

Vous pouvez attacher à chacune de vos fiches artiste des images, des médias et des documents de tout type, de tout format et de toute taille.

Vous pouvez publier un artiste sur votre site internet d’un simple clic depuis votre fiche artiste.

Vous pouvez éditer une fiche artiste selon un format prédéfini.

Vous consultez aisément toutes vos artistes selon deux formats (mode lecture ou mode édition), grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de vos artistes en mode grille ou en mode vignette.

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Fiche exposition

Pour chaque exposition, vous renseignez une seule fiche exposition qui peut être associée automatiquement à des œuvres, des artistes, des publications, à un prêt, à un dépôt, à une offre, à une vente, à une dépense, à un contact, etc.

Vous renseignez votre fiche expositions en précisant les informations de son cartel et des mots-clés qui faciliteront le classement ou la recherche ultérieure de l’exposition. Vous pouvez gérer les expositions itinérantes.

Vous pouvez attacher à chacune de vos fiches expositions des images, des médias et des documents de tout type, de tout format et de toute taille.

Vous pouvez publier une exposition sur votre site internet d’un simple clic depuis votre fiche exposition.

Vous éditer instantanément vos listes de prix très facilement.

Vous consultez aisément toutes vos expositions selon deux formats (mode lecture ou mode édition), grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de vos expositions en mode grille ou en mode vignette.

Fiche bibliographie et publications

Vous gérez tout type de bibliographie : publication (catalogue d’exposition, catalogue raisonné, monographie, etc.), vidéo, émission de radio, site internet, article de presse, citation, Cdrom/DVDrom, entretien, cours, thèse, mémoire, thèse, cours, …

Pour chaque bibliographie, vous renseignez une fiche bibliographie qui peut être associée automatiquement à une œuvre, à un artiste, à une exposition, à une recette, à une dépense, à un contact, etc.

Vous pouvez attacher à chacune de vos fiches d’exposition des images, des médias et des documents de tout type, de tout format et de toute taille.

Vous pouvez publier une publication sur votre site internet d’un simple clic depuis votre fiche publication.

Vous consultez aisément toutes vos bibliographies depuis les fiches, grâce à la fonction de recherches avancées ou encore grâce à la visualisation de vos bibliographies en mode grille ou en mode vignette.

FONCTIONS DE GESTION

Affichage et visualisation des œuvres sous différents mode

Collectio offre plusieurs modes de vue vous pour afficher et visualiser vos œuvres (fiche en mode lecture, fiche en mode édition, grille, vignettes,mini-vignettes au sein d’autres fiches, diaporama, mode de vue à l’échelle, accrochage) vous permettant de les mettre en valeur et de bénéficier d’un environnement de travail agréable.

Plusieurs autres éléments de votre base de données sont visualisables selon plusieurs formats originaux (grille, vignettes et mini-vignettes) tels que les artistes, les expositions, les bibliographies, les contacts ou les dossiers de presse.

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Versioning des fiches œuvres

Vous conservez les versions antérieures de vos fiches afin de suivre leur évolution ou revenir à une version antérieure en cas de modifications ou de renseignement erroné.

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Classement personnalisé, création de répertoires intelligents, tri

Vous inventoriez, classez et triez vos éléments de manière intuitive et totalement personnalisée en créant des dossiers de rangement et des répertoires intelligents qui vous permettent de retrouver facilement des informations.

Fonctions de tri

Vous pouvez trier les éléments que vous affichez en mode grille ou en mode vignette selon plusieurs critères de votre choix. Vous classez par exemple vos œuvres par artiste, par date de création, par dimension, par prix, etc.

Vous pouvez afficher et trier tous les éléments de votre base de données selon des critères de tri multiples.

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Fonctions de recherches avancées

Collectio offre des options de recherche avancées. Vous pouvez réaliser des recherches simples ou multi-critères. Vous pouvez faire une recherche sur pratiquement n’importe quel champ de la base de données, trier les résultats de vos recherches, les sauvegarder, les exporter en fichier Excel pour travailler dessus ou encore les éditer en documents PDF.

Traitement par lot

Vous bénéficiez d’une fonction qui vous permet de renseignez plusieurs œuvres à la fois avec un même type d’informations. Vous pouvez ainsi par exemple renseigner des mots-clés, des dates, des dimensions, des prix une seule fois. Ces valeurs seront automatiquement renseignées dans les fiches œuvres que vous aurez sélectionnées préalablement.

Vous pouvez encore attacher une assurance ou un transport à plusieurs œuvres pour éviter de saisir plusieurs fois les mêmes informations.

Cette fonction vous permet de gagner un temps précieux. Vous pouvez traiter en lot vos œuvres sur pratiquement n’importe quel champ de la base de données. Vous pouvez également traiter en lot les autres éléments de la base de données, trier les résultats de vos recherches, les sauvegarder, les exporter en fichier Excel pour travailler dessus ou encore les éditer en documents PDF.

QUOTAS

Capacité d’hébergement sécurisé et bande passante

En fonction de votre abonnement, vous bénéficiez d’une capacité de stockage sécurisé et d’une capacité de bande passante mensuelle variables. Si vous dépassez vos quotas, nous vous informons de ce dépassement et vous avez toujours accès à votre espace privé. En cas de dépassement persistant, nous vous facturons le GO d’espace sécurisé 2 €/mois et le GO de bande passante 0,10 €/mois.

Multi-collection

En fonction de votre abonnement, vous pouvez gérer plusieurs stocks et collections.





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